Легализация документов

Гаагская конвенция 1961 года

Гаагская конвенция 1961 года (полное название: «Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года») — международная Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов для стран-участниц Конвенции. Таковыми на настоящий момент являются:

Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Американское Самоа, Андорра, Антигуа и Барбуда, Нидерландские Антильские о-ва,  Аргентина, Армения, Аруба, Багамы, Барбадос, Белиз,  Белоруссия, Бельгия, Бермуды, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Британская антарктическая территория, Американские Виргинские о-ва, Бруней, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Гваделупа, Французская Гвиана, Германия, Гибралтар, Гондурас, Гонконг, Гренада, Греция, Грузия, Гуам, Дания, Джерси, Доминикана, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кабо-Верде, Казахстан, Каймановы о-ва, Кипр, Колумбия, КНР, Колумбия, Республика  Корея, о-ва Кука, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Майотта, Республика Македония, Малави, Мальта, Маршалловы о-ва, Мексика Молдавия, Монако, Монголия, Монтсеррат, О-в Мэн, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Новая Зеландия, Новая Каледония, Норвегия, Панама, Перу, Польша, Португалия, Пуэрто-Рико, Реюньон, Россия, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Свазиленд, о-в Св.Елены, Северные Марианские о-ва, Сейшельские о-ва, Сен-Пьер и Микелон, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, США, Суринам, Тёркс и Кайкос, Тонга, Тринидад и Табаго, Турция, Украина, Уоллис и Футуна, Фиджи, Финляндия, Фолклендские о-ва, Франция, Франц Полинезия, Хорватия, Черногория, Чехия, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эстония, ЮАР, Япония.

Минская конвенция

В 1993 году рядом стран СНГ была заключена собственная конвенция, одним из пунктов которой было решение об упрощении представления документации – «Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» от 22 января 1993 года, чаще именуемая Минская конвенция – по месту подписания договора.

На сегодняшний день её ратифицировали государства СНГ:

Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Россия, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина.

Суть этой конвенции заключается в том, что документы, полученные в любой из этих 12 стран, не нуждаются ни в какой дополнительной легализации. Единственное условие: представление нотариально заверенного перевода документа

Безусловно, отсутствие требований к легализации документов – это лишь часть подписанного соглашения. В первую очередь, конвенция предусматривает предоставление правовой защиты гражданам Договаривающихся сторон, право на беспрепятственное обращение в суды, прокураторы и другие правозащитные учреждения на территории двенадцати стран. Это касается как юридических, так и физических лиц.

Суть предоставления правовой защиты заключается в первую очередь в том, что граждане перечисленных стран и лица, проживающие на соответствующих территориях пользуются во всех договаривающихся странах правовой защитой такой же, как и граждане страны, на территории которой они находятся. Им предоставляются те же условия, что и собственным гражданам страны, они освобождаются от уплаты и возмещения судебных и нотариальных пошлин и издержек.

Апостиль

Апостиль представляет собой штамп, проставляемый на официальных документах некоммерческого характера, исходящей от организаций и учреждений стран, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года. Наличие апостиля удостоверяет подлинность подписей, печатей и штампов на документе. После проставления апостиля дальнейшее заверение и консульская легализация не требуются, поскольку апостиль признан официальными органами всех стран, входящих в Гаагскую конвенцию. Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Апостиль может не использоваться, если существуют правовые основания, отменяющие или упрощающие легализацию документа.

Документы, заверенные апостилем в одном из государств-участников Конвенции, должны приниматься в другом государстве-участнике Конвенции без каких-либо ограничений.

В РФ Апостиль уполномочены проставлять следующие органы:

• органы юстиции могут заверять апостилем все документы, которые исходят из любого подведомственного им учреждения;
• органы ЗАГС имеют право заверять свидетельства, которые касаются регистрации всех актов гражданского состояния;
• Министерство образования уполномочено апостилировать документы, которые свидетельствуют о получении образования;
• отдел по справочно-документальной работе Комитета по архивным делам в Российской Федерации ставит апостиль на документы, которые выдаются любым центральным государственным архивом;
• сами архивные органы имеют полномочия на штамповку апостилем документов, которые выдаются подведомственными архивами или же оформленных адвокатурой;
• управлением по делам Госпрокуратуры уполномочено заверять документы, которые были оформлены по линии прокуратуры.

В подавляющем большинстве стран официальные органы принимают к рассмотрению документы только на государственном языке своей страны. Однако переводить документ перед его легализацией не обязательно, можно выполнить перевод документа до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ в первоначальном виде и перевести его уже после легализации либо в России, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

Перечень компетентных органов, проставляющих апостиль, утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»

О порядке предоставления консульским отделом государственной услуги по консульской легализации документов

С действующим Административным регламентом, утвержденным Приказом МИД России от 18 июня 2012 г. N 9470 вы можете ознакомиться здесь.

Основные положения:

1. Для предоставления государственной услуги заявитель лично представляет в консульское учреждение:

- заявление (приложение N 2 к Административному регламенту);

- документ, удостоверяющий личность, а для юридических лиц - и доверенность на представление интересов юридического лица (предъявляются);

- документ, подтверждающий оплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов;

- документ, подлежащий консульской легализации;

2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является обращение заявителя в консульское учреждения с комплектом документов, указанных в пункте 19 Административного регламента.

3. Срок предоставления государственной услуги - 5 рабочих дней со дня регистрации заявления в консульском учреждении.

4. В приеме иностранных официальных документов, составленных с участием должностных лиц компетентных органов государства пребывания для представления в компетентные органы Российской Федерации, консульскими учреждениями отказывается, если документы:

- противоречат законодательству Российской Федерации или содержание которых может нанести вред интересам Российской Федерации;

- не подлежат легализации в соответствии с международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания;

- не соответствуют требованиям законодательства государства пребывания, предусмотренного для легализации официальных документов;

- не содержат реквизитов, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, штамп, печать), или на представленных документах подпись должностного лица и оттиск печати не соответствуют имеющимся в консульских учреждениях образцам;

- содержат подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные исправления, исполнены карандашом;

- не являются четкими и ясными, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, - отчетливыми.